Eine Reisekostenabrechnung ist eine Liste von Belegen mit Erklärung: zwei Nächte Hotel, der Flug, die Verpflegungspauschalen der Reisetage, das Taxi zum Kunden. Auf einem Tischrechner bleibt davon nur die Summe. Auf dem Rechenstreifen bleibt jeder Beleg stehen – und wenn die Buchhaltung fragt, woher die 47,60 € kommen, steht die Antwort daneben.
Die Beispielrechnung
Drei Tage beim Kunden, zwei Nächte im Hotel: Übernachtung, Flug, Verpflegungspauschalen für den Anreisetag, den vollen Tag und den Abreisetag, dazu Taxi und Parken. Die Pauschalen stehen mit den deutschen Sätzen: 14 € für An- und Abreisetag, 28 € für den vollen Tag – tragen Sie die Sätze ein, die für Sie gelten. Ändern Sie den Hotelpreis oder die Zahl der Nächte – die Summe folgt.
Was die Rechnung zeigt
- Multiplizieren auf dem Streifen.
* 2 Nächtenimmt die Summe darüber mal zwei – die Zeile liest sich wie der Beleg: Preis je Nacht, Anzahl Nächte, Übernachtung gesamt. - Pauschalen bleiben erklärt. Drei Verpflegungspauschalen, zwei verschiedene Beträge: Der Kommentar sagt, welcher Tag gemeint ist. Ändert sich die Pauschale, ändern Sie den Betrag, nicht die Rechnung.
- Belege nachtragen, ohne neu zu tippen. Das Parkticket taucht erst beim Ausräumen der Jacke auf? Zeile einfügen, Summe rechnet nach.
- Nachvollziehbar für andere. Gedruckt oder als PDF ist der Streifen zugleich die Aufstellung für die Buchhaltung – Kommentare grün, Beträge in Spalten.
So geht es in CalcTape
- Beleg für Beleg eintippen: Rechenzeichen, Betrag, Kommentar.
*und/rechnen auf die Summe darüber – für „Preis mal Anzahl“ setzen Sie den Preis in die erste Zeile und die Anzahl darunter.- Die
=-Taste (oder Enter) schließt eine Zwischensumme ab, etwa die Übernachtung gesamt; vier Bindestriche in einer Zeile tun dasselbe. - Fehlt ein Beleg, fügen Sie die Zeile an der richtigen Stelle ein; Reihenfolge und Kommentare bleiben erhalten.
Als Vorlage weiterverwenden
Speichern Sie die Abrechnung der ersten Reise als Datei und nutzen Sie sie für alle weiteren: Beträge tauschen, Zeilen ergänzen, fertig. Mit Pro liegen mehrere Reisen nebeneinander; auf dem Windows-Desktop gibt Pro die Aufstellung zusätzlich als Excel-Datei an die Buchhaltung weiter. Unterwegs schreiben Sie die Belege in die Android-App oder in die App für iPhone und iPad und nehmen die Datei mit; am Schreibtisch genügt CalcTape im Browser.