Uma prestação de contas de viagem é uma lista de comprovantes com explicações: duas diárias de hotel, a passagem aérea, as diárias de alimentação dos dias da viagem, o táxi até o cliente. Numa calculadora de mesa só sobrevive o total. Na fita cada comprovante fica onde está, e quando o financeiro pergunta de onde saem aqueles 47,60 €, a resposta está escrita ao lado.
A conta de exemplo
Três dias no cliente, duas diárias de hotel: hospedagem, passagem aérea, diárias de alimentação do dia da chegada, do dia inteiro e do dia da volta, além do táxi e do estacionamento. As diárias de alimentação trazem os valores alemães: 14 € para o dia da chegada e o da volta, 28 € para o dia inteiro; ponha os que valem para você. Mude o valor do hotel ou o número de diárias e o total acompanha.
A conta como texto
| Entrada | Resultado | Comentário |
|---|---|---|
| 118,50 | Hotel, valor da diária | |
| × 2,00 | diárias | |
| = | 237,00 | Hospedagem |
| + 342,80 | Passagem aérea, ida e volta | |
| + 14,00 | Diária de alimentação, dia da chegada | |
| + 28,00 | Diária de alimentação, dia inteiro | |
| + 14,00 | Diária de alimentação, dia da volta | |
| + 47,60 | Táxi até o cliente e de volta | |
| + 26,50 | Estacionamento no aeroporto | |
| = | 709,90 | Total das despesas de viagem |
O que a conta mostra
- Multiplicar na fita.
* 2 diáriaspega a soma de cima vezes dois: a linha se lê como o comprovante, valor da diária, número de diárias, total da hospedagem. - As diárias continuam explicadas. Três diárias, dois valores diferentes: o comentário diz a que dia cada uma corresponde. Se a diária mudar, você muda o valor, não a conta.
- Acrescentar comprovantes sem redigitar. O tíquete do estacionamento só aparece quando você esvazia o casaco? Insira uma linha e o total se refaz.
- Fácil de acompanhar para os outros. Impressa ou em PDF, a fita é ao mesmo tempo a prestação de contas para o financeiro: comentários em verde e valores em colunas.
Como se faz no CalcTape
- Digite comprovante por comprovante: operador, valor, comentário.
*e/agem sobre a soma de cima; para «valor vezes quantidade», ponha o valor na primeira linha e a quantidade abaixo.- A tecla
=(ou Enter) fecha um resultado parcial, por exemplo o total da hospedagem; quatro hífens numa linha fazem o mesmo. - Se faltar um comprovante, insira a linha no lugar certo; a ordem e os comentários se mantêm.
Reaproveitar como modelo
Salve a prestação de contas da primeira viagem como arquivo e use nas demais: troque os valores, acrescente linhas, pronto. Com o Pro, várias viagens convivem lado a lado; no desktop do Windows o Pro ainda entrega a prestação de contas ao financeiro como arquivo do Excel. Na rua você escreve os comprovantes no aplicativo para Android ou no de iPhone e iPad e leva o arquivo junto; na mesa, o CalcTape no navegador já basta.