Una liquidación de gastos de viaje es una lista de justificantes con explicaciones: dos noches de hotel, el vuelo, las dietas de los días del viaje, el taxi hasta el cliente. En una calculadora de sobremesa solo sobrevive el total. En la cinta cada justificante se queda donde está, y cuando administración pregunta de dónde salen esos 47,60 €, la respuesta está escrita al lado.
El cálculo de ejemplo
Tres días en casa de un cliente, dos noches de hotel: alojamiento, vuelo, dietas del día de llegada, del día completo y del día de salida, más el taxi y el aparcamiento. Las dietas llevan los importes alemanes: 14 € para los días de ida y vuelta, 28 € para un día completo; ponga los que le correspondan. Cambie el precio del hotel o el número de noches y el total le sigue.
El cálculo como texto
| Entrada | Resultado | Comentario |
|---|---|---|
| 118,50 | Hotel, precio por noche | |
| × 2,00 | noches | |
| = | 237,00 | Alojamiento |
| + 342,80 | Vuelo, ida y vuelta | |
| + 14,00 | Dieta del día de llegada | |
| + 28,00 | Dieta del día completo | |
| + 14,00 | Dieta del día de salida | |
| + 47,60 | Taxi hasta el cliente y de vuelta | |
| + 26,50 | Aparcamiento en el aeropuerto | |
| = | 709,90 | Total de gastos de viaje |
Lo que enseña el cálculo
- Multiplicar en la cinta.
* 2 nochestoma la suma de arriba por dos: la línea se lee como el justificante, precio por noche, número de noches, total del alojamiento. - Las dietas siguen explicadas. Tres dietas, dos importes distintos: el comentario dice a qué día corresponde cada una. Si cambia la dieta, cambia usted el importe, no el cálculo.
- Añadir justificantes sin volver a teclear. ¿El tique del aparcamiento aparece al vaciar la chaqueta? Inserte una línea y el total se rehace.
- Comprensible para otras personas. Impresa o en PDF, la cinta es a la vez la liquidación para administración: comentarios en verde e importes en columnas.
Cómo se hace en CalcTape
- Escriba justificante a justificante: operador, importe, comentario.
*y/actúan sobre la suma de arriba; para «precio por cantidad», ponga el precio en la primera línea y la cantidad debajo.- La tecla
=(o Intro) cierra un resultado intermedio, por ejemplo el total del alojamiento; cuatro guiones en una línea hacen lo mismo. - Si falta un justificante, inserte la línea en su sitio; el orden y los comentarios se mantienen.
Reutilizarlo como plantilla
Guarde la liquidación del primer viaje como archivo y úsela para todos los demás: cambie los importes, añada líneas y listo. Con Pro, varios viajes conviven uno al lado del otro; en el escritorio de Windows, Pro entrega además la liquidación a administración como archivo de Excel. De camino escribe los justificantes en la aplicación para Android o en la de iPhone y iPad y se lleva el archivo; en el escritorio basta con CalcTape en el navegador.